Autor: Tiit Kruusalu (Artikli originaal on ilmunud “Personali praktiku” märtsikuu numbris).
PUHKUSEGRAAFIKU KOOSTAMINE ON AINULT OSA ETTEVÕTTE AASTASEST TÖÖPLAANIST
Selle artikli ilmumise ajaks on kiirematel personalijuhtidel arvatavasti oma asutuse puhkusegraafikud juba koostatud ja teistel see tegevus pooleli või laual lähiülesannete hulgas ootamas. Antagu mulle andeks, et ma räägin puhkusegraafikust, kui töölepingu seadus sellist mõistet ei tunne- seal kasutatakse väljendit „puhkuste ajakava“. Kuigi lugeja on oma staatusest tulenevalt on arvatavasti keskmisest rohkem kursis seadusandlusega, püüan ma teadlikult kasutada kantseliidi asemel rahva teadvuses paremini juurdunud väljendeid.
Oma praktikas olen kogenud, et sõltuvalt asutusest ja organisatsioonikultuurist, võib puhkusegraafiku koostamine toimuda väga erinevalt. Kohtan aeg- ajalt tööandjaid, kes ei pea vajalikuks puhkusegraafiku koostamise peale oma ajaressurssi kulutada – kui töötaja soovib puhkust saada, eks siis saab juhtumipõhiselt „õunte“ pealt vaadata, kas puhkuseavaldus rahuldada või mitte.
On ka selliseid, kes ennetades enamuse soove puhata juunis- juulis, teevad töötajate soove küsimata puhkusegraafiku kabinetivaikuses valmis ja panevad selle siis infostendile või asutuse intranetti üles. Oma tegevust õigustavad nad sellega, et vastavalt seadusele koostab puhkusegraafiku tööandja, arvestades võimalusel töötajate sooviavaldustega. Kuna keegi peab juunis- juulis ka tööd tegema, siis ei olegi võimalik sooviavaldusi arvestada ja puudub põhjus demokraatiat mängida.
Ilmselgelt ei lähtu kumbki variant personalijuhtimise heast tavast. Lisaks töötajate motivatsiooni alla kiskumisele, on ainult aja küsimus, millal niisugune puhkusepoliitika hakkab kajastuma ka ettevõtte käibenumbrites. Samuti ähvardab „juhtumipõhiseid“ puhkuseandjaid oht, et mõni teadlikum töötaja ei küsigi puhkust, vaid kasutab tööandjale kõige ebasobivamal hetkel ära seaduseparagrahvi, mis lubab temal puhkusegraafiku puudumise korral 14- kalendripäevase etteteatamisega puhkusele jääda. Näitena võib tuua jäätisemüüja supelrannas, kes vahetult enne jaanipäeva teatab korrektselt e- kirjaga ette, et jääb kahe nädala pärast puhkusele ja palub eelviimasel tööpäeval puhkuserahad üle kanda.
Eelnimetatud tööandjatest palju paremas olukorras ei ole ka need, kes korjavad küll aegsasti töötajate sooviavaldused kokku ja püüavadki maksimaalselt kõikide vastu head olla- need Eestimaa suved on ju niiiiii lühikesed! Probleemid tekivad aga siis, kui aktiivne puhkusteperiood käes ja töötegijaid napib. Juhtub veel ootamatult mõni suurem tellimus sisse tulema, siis seisab tööandja silmitsi asjaoluga, et töö tegemise asemel tuleb hakata puhkusel olevaid töötajaid üles otsima ja neid tööle tagasi meelitama. Ütlen ausalt, et kui ma palgatöötajana, palaval suvepäeval kuskil Kubija järve ääres kõhtu ja selga vaheldumisi päikese poole pöörates, oma telefonis tööandja telefoninumbrit näeksin, ei oleks mul just suur motivatsioon seda kõnet vastu võtta.
Ometigi on vaja see puhkusegraafik valmis saada, kas hea või kurjaga! Probleemi ignoreerida ei saa, sest vastasel juhul võivad töötajad „juhtumipõhiselt“ ise puhkustel käimise ära korraldada viisil, mis tööandjale ei sobi. Üritades kõikide soove täita, võib tulemus olla sama. Ja ega enamus tööandjaid puhkuseid ühepoolselt dikteerida ka ei soovi, muidu jooksevad viimasedki töötajad minema.
Tegelikult on lahendused olemas ja need puudutavad eelkõige suuremaid ettevõtteid. Kõigepealt peaks tööandja endale teadvustama, et puhkuste andmisel kõigile meele järgi olla ei saa, aga see antakse töötajate poolt andeks, kui nad saavad aru, miks see nii on. See on suhtekorralduslik pool.
Teine ja mitte vähemoluline aspekt on tõsiasi, et puhkusegraafik on ettevõtte sujuva töökorralduse tööriist ja osa ettevõtte aastasest tööplaanist. Targad tööandjad ja personalijuhid kasutavad neile seadusega etteantud võimalusi korraldada tööd selliselt, et tööprotsess ei katkeks ka puhkuste ajal ja et hiljem ei tekiks tunnet, justkui oleks töötajaid liiga palju ja vaja kedagi koondama hakata. Samas ei saa puhkusegraafikut vaadata muudest tegevustest lahusolevana. Hästi koostatud puhkusegraafik avaldub selles, et kogu aeg keegi puhkab ja samal ajal on tööl asendamise vajadused ning ületunnid viidud miinimumini. Niisugune puhkusegraafik ei taha aga kuidagi välja tulla, kui ettevõtte koosseis on optimeerimata. Ikka jääb mingil ajahetkel töötajaid puudu ja asendajatele tuleb maksta ületunnitasu või on töötajaid üle ja tuleb taluda tööseisakuid ja näilist töötegemist.
Mida siis peaks tegema, et puhkusegraafik „hea“ saaks? Esimese asjana tuleks üle kontrollida, kas ettevõtte koosseis on optimaalne. Selleks tuleb välja arvutada omavahel võrreldavate ametikohtade aastane tööjõuvajadus tundides. Kui näiteks päevas 14 tundi lahtiolevas kaupluses peab kogu päeva jooksul ametis olema 5 töötajat ja 3 töötajat peavad tööl olema 8 tundi, siis kaupluse päevane tööjõuvajadus on 94 inimtundi (5 töötajat x 14 tundi)+ (3 töötajat x 8 tundi). Olukorra lihtsustamise huvides eeldame, et kauplus on muutumatul kujul avatud terve aasta vältel. Sellisel juhul on kaupluse 2016.a tööjõuvajadus 35 136 inimtundi (96 tundi x 366 päeva). See tuleks nüüd omakorda jagada ühe inimese aastase tööajanormiga, võttes arvesse, et töötaja peab aasta jooksul 28 kalendripäeva puhkust saama (puhkuseparandus). 28 kalendripäevase puhkuse, ehk nelja nädala tööajanorm- puhkuseparandus, on 160 tundi (4 nädalat x 40 tundi). Portaali www.rmp.ee andmetel on ühe inimese 2016.a tööajanorm 2031 tundi. Nüüd on meil käes kõik vajalikud algandmed:
- kaupluse aastane tööjõuvajadus- 35 136 tundi
- ühe töötaja aastane tööajanorm- 2031 tundi
- puhkuseparandus- 160 tundi
ja saame selle sisestada tööjõuvajaduse arvutamise valemisse:
Aastane tööjõuvajadus inimtundides/1 inimese aastane tööajanorm- puhkuseparandus
ehk 35 136 / 2031 – 160 = ~18,8 töötajat.
Ülaltoodud arvutuskäik tagab, et kaupluse töötajate koosseis on selline, kus puhkuste õige planeerimise korral puudub vajadus kedagi asendada. Näitena toodud arvutus on väga lihtsustatud, kuid aastase tööjõuvajaduse arvutust inimtundides on võimalik ajada täpsemaks, jättes arvestusest välja pühad, millal kauplus on suletud või lühendatud tööpäevaga. Teisest küljest jälle suurendavad tööjõuvajadust töötajate võimalik haigestumine, koolitustel käimine või mõni muu ettenägematu töölt puudumine.
Pöördudes tagasi puhkuste planeerimise juurde, siis kasutades valemit
Kuu tööjõuvajadus inimtundides / 1 inimese kuu tööajanorm arvutuskuul
saame teada, mitu normkoormusega töötajat meil igas kuus läheks tööle vaja ja ülejäänud töötajad võib puhkusele lubada.
Antud kaupluse märtsi 2016 näite põhjal:
31 päeva x 96 tundi /176 (märtsi tööajanorm) = 16,9 töötajat.
Kuna kaupluses on optimeeritud koosseisuga tööl 19 töötajat (18,8 kohta), siis 17 töötajat peab märtsis tööl olema ja 2 töötajat võib puhata.
Kuna tööl tuleb käia erinevates vahetustes graafiku alusel, siis on mõistlik pidada summeeritud tööaja arvestust, mis tagab, et arvestusperioodi lõpuks oleks iga töötaja oma normtunnid täis töötanud ja ei peaks tegema ületunde. Liites need kolm komponenti- optimeeritud koosseis, puhkuste hajutamine ja summeeritud tööaja arvestus, ühtseks tervikuks, võivad personalikulud aasta lõikes märgatavalt väheneda. Seda töötajate töölepingus märgitud palka säilitades, sest kokkuhoid tuleb õigest koosseisust ning töökorralduse läbimõeldud planeerimise tõttu vähenenud ületundide ja keskmise tasuga kinnimakstud tööseisakute puudumisest! Efekti annab see juba mõnekümne töötajaga ettevõttes, aga kui tegemist on rohkem, kui 100 töötajaga ettevõttega, siis peale selle plaani elluviimist on personalijuhil järgmisel aastal konkreetsetele tulemustele viidates tugev alus endale palgatõusu küsida.
Kuidas siis võiks käia üks puhkusegraafiku koostamine mõnes suuremas ettevõttes? Lahendusi võib olla erinevaid, aga pakun välja ühe, mis läbiproovitult toimib.
Minu isiklik kogemus ütleb, et jõulude ootuses on inimesed varmad ka järgmise aasta puhkuseplaane tegema. Seetõttu ei soovita jätta töötajate puhkusesoovide küsimist märtsikuusse- reeglina jätab siis nii mõnigi oma soovid esitamata. Pigem hakata puhkusesoove juba detsembris korjama. Kuna kõigile meele järgi olla ei ole ettevõtte juhil ega personalijuhil võimalik, siis läbipaistvuse huvides tuleks koostada ja kõigile teatavaks teha ettevõtte puhkusegraafiku koostamise reeglid. Näiteks võiks seal sees olla nõue, et töötajad, kes koosseisuliselt peavad teineteist asendama, ei saa puhata samal ajal. Samuti tuleks töötajatele selgitada, et katkematu tööprotsessi huvides on iga kuu kohta välja arvutatud piirarvud, mitu sama töö tegijat võib puhata. Kes soovitud ajal puhkust ei saa, selle soovid tuleks võrdse kohtlemise printsiibist lähtudes esikohale seada järgmisel aastal- oluline on, et töötajad seda ka teaksid. Muidugi ei tohi ära unustada töötajaid, kellel on TLS § 69 lg 7 alusel puhkuse aja valikul eelisõigus- eelkooliealiste, kuni 10- aastaste laste vanemad jne. Seadusandja ei ole küll reguleerinud olukorda, kus kõik puhkuse eelisõiguse valikuga töötajad sooviksid korraga puhkusele minna, aga tööandja võiks hea tavana ära määrata, millises järjekorras liigselt kattuvate soovide korral eelisõigusega töötajate puhkusenõuded rahuldatakse. Kindlasti tuleks nõuda, et töötajad võimalusel esitaksid lisaks põhipuhkuse soovidele ka muude puhkuste, näiteks lapsepuhkuse ja õppepuhkuse kasutamise ajad. Mida rohkem on erinevaid puhkuseid graafikusse märgitud, seda paremini saab tööandja tööd korraldada. Kui täiendavad puhkused jäävad graafikusse märkimata, siis on töötajal õigus jääda puhkusele 14- päevase etteteatamisega, aga juba graafikus olevat puhkust saab muuta ainult poolte kokkuleppel.
Kui töötajate puhkusesoovid on kokku korjatud, tuleb esmajärjekorras märkida graafikusse töötajad, kellel oli seadusest tulenev õigus puhkuse aega valida. Seejärel märkida graafikusse ülejäänud töötajad, arvestades, palju neid ladusat töökorraldust mõjutamata igas kuus puhata võib. Mida rohkem saab arvestada töötajate sooviavaldustega, seda parem. Nagu juba eespool öeldud, kõikidele meele järgi olla ei saa. Aga et rahulolematust vähendada, siis oleks mõistlik enne puhkusegraafiku lõplikku kinnitamist seda töötajatele tutvustada. See annab võimaluse töötajatele, kes oma määratud puhkuseaegadega rahul ei ole, neid kellegi teisega kokkuleppele jõudmise korral, vahetada. Siinkohal tuleb muidugi jälgida, et vahetused oleksid võrdväärsed ja ei ajaks seni tasakaalus olnud puhkusegraafikut balansist välja. Samuti tuleb sellisteks vahetusteks kehtestada kindlad protseduurid ja ajalised raamid, muidu ei suuda personalijuht enam protsessi kontrollida. Ülalkirjeldatud viisil koostatud puhkusegraafik peaks tagama, et isegi siis, kui töötaja soovid jäid seekord arvestamata, ei tunne ta ennast ebaõiglaselt kohelduna.
Head puhkusegraafiku koostamist koos vajalike kõrvaltegevuste eduka rakendamisega!